Medicina ABC reformula Secretaria Acadêmica

Objetivando melhorar o atendimento ao docente e ao discente da Faculdade de Medicina do ABC, a Coordenação de Graduação e a Diretoria Administrativa deram início a ações que facilitam os procedimentos e o trabalho na Secretaria Acadêmica. A primeira foi modificar os formulários de requerimentos, agora mais práticos e com protocolo. “As solicitações, cumprindo o Regimento Interno da faculdade, têm prazos para devolução e esses prazos não apareciam nos documentos antigos. Hoje, existem dois modelos de requerimentos e não mais uma série de modelos, que antes foram desenvolvidos um para cada pedido”, afirmou o coordenador de Graduação, Dr. David Feder.

Para Ana Paula Santos, Secretária Acadêmica, a ideia de implantar dois modelos facilita o trâmite de documentos no setor. “Elaboramos um documento que inclui pareceres administrativos/financeiros e outro que contempla a parte acadêmica, todos remetidos à Diretoria. Assim, fica mais fácil administrar os requerimentos, que apresentam números e são controlados pelo departamento, incluindo o acompanhamento do documento”, disse.

Padronizando as ações, a Secretaria Acadêmica, em conjunto com o Departamento de Comunicação e Marketing Educacional da FMABC, desenvolveu um “Manual de procedimentos” para atendimento ao aluno e ao professor, com a descrição detalhada dos fluxos exigidos para cada ação. “A partir do momento em que o documento é preenchido, há um caminho para que a resposta chegue. Esse caminho foi explicitado minuciosamente, garantindo que os funcionários conheçam o trâmite e o local que ele deve ser encaminhado”, afirmou Ana Paula.

O Diretor Administrativo da FMABC, Fabrício Alva, afirma que institucionalizar procedimentos é a melhor maneira de evitar distorções e desgastes. “A padronização garante a unidade nos procedimentos, fundamental para manter a disciplina do departamento e o cumprimento das regras, que auxiliam no dia a dia da instituição”, disse.

Finalizando as ações imediatas, haverá espaço destinado exclusivamente ao docente e discente na Secretaria Acadêmica. A proposta é separar o atendimento do expediente, garantindo que as duas áreas trabalhem de maneira mais ágil. “Muitas vezes é preciso interromper um procedimento para realizar o atendimento no balcão ou telefônico, fazendo com que as duas áreas sofram com as interferências. A partir de agora teremos funcionárias que foram treinadas para desenvolver o atendimento que o aluno, o professor e as pessoas que buscam informações de maneira adequada merecem, ouvindo as solicitações e auxiliando na busca por soluções”, finalizou Ana Paula.